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活动策划基本功—正确理解沟通能力

培训机构做活动,沟通是关键。我相信关于这一点,大家一定感同身受,如果你的工作人员沟通能力相对较强,那么你的活动是否就可以开展的更加顺利呢?

但是,在实际的工作中大家都有一个理解误区,很多的朋友把沟通能力强和情商高会说话划等号。

在我看来,这绝对是错误的认知。在工作中,情商高只能提高对方的配合意愿,并不能把事情说得清楚明白。而沟通能力强调的则是,清晰的表达自己,准确的理解对方,让双方达成共识。
为了让大家更好的理解,我们还是从一个具体的场景说起吧。
工作中经常会出现,总校长指示校区执行校长,执行校长向市场主管提需求的场景,这是一个典型的“跨部门传话”工作模式,事情进展的顺利还好,一旦不顺利,执行出现严重的问题导致糟糕的后果,从沟通层面反推一下可能出现的情况:
情况3:执行校长没有表达清楚总校长的意图,造成理解偏差。
所以它考验的不光是执行校长的理解能力,更考验的是执行校长和总校长、市场主管之间的沟通熟练度。
所以沟通能力很简单,一个是理解,一个是表达。
出现以上的任意一种情况,责任人都在执行校长。所以执行校长既要获得总校长的真实意图,还要准确无歧义,不丢失细节的传达给市场主管。
但事实往往是后置反馈。因此,问题只能靠市场主管来暴露。沟通失误越多,市场主管被折磨得越狠,就越抗拒。别人支付了巨大的执行成本,那么你情商再高也未必管用。
想要在短时间提高全体员工的沟通技巧是一件相当困难的事。一方面受限于个体的领悟能力,一方面为此耗费的时间成本我们也负不起。
那么,有没有什么方法可以在短期内,最大限度减少我们的沟通成本呢?当然有,我认为内部沟通机制的建立至关重要。内部沟通机制的建立大致有如下几部分:
一、建立沟通标准,统一沟通语境
任何的沟通只有在有了标准的情况下才有意义,我们必须首先要构建好一套适用于自身的交流体系,用以指导员工的沟通行为。这套交流体系如何建立?我们又可以分两个维度来思考。
第一个维度,要把沟通流程规范化。
必要的条款制度必须要有,大家也不用把它做得有多么复杂,我建议大家可以制作一份《活动流程沟通表》,把各个部门需要配合的工作项目罗列出来,甚至可以明确到人头。
以表格的形式来规范流程,一来可以让单个项目的逻辑思路更清晰。再来,相对于口头表述准确性更高。
一张表格可以同时抄送几个部门,节省了沟通时间的同时,信息不会有任何衰减。最后不要忘了让相关人员确认签字,强化参与者职责意识。
第二个维度,要统一沟通语境。
统一沟通语境究竟有多重要?
我可以给大家讲一段我的亲身经历,记得那还是我刚开始组织团队做活动的时候,我接到一项圣诞节活动的组织工作。为了抢时间,领导给了我许多特权,其中有一项便是,所有物资采购可以直接交办后勤采购部,不用走财务审批流程。
当时的我被委以重任,充满了战斗力,事情开始发展得顺风顺水,但是活动当天差点出了大问题。我们之前预定的广告气球,送到现场的却变成一堆彩色氢气球,这直接导致广告条幅无法悬挂。

怎么会这样?原来负责相关工作的同事在物品清单上写的是“采购广告气球8个”,这看上去没有任何问题,但是采购部的同事告诉我,像这种用于悬挂标语的气球应该称之为“户外广告气球”。
真是差之毫厘谬以千里,我们就因为物料称呼没有统一而吃了大亏。
由此得见统一语境的重要性。那要怎么做,才能做到让所有人语境统一呢?
二、强化内部培训
这就要涉及到我接下来要讲的第二点,强化内部培训。 
强化培训是为了在内部构建一种统一的沟通风格和行为模式。通过培训可以将一些概念性的东西固定下来,形成大家都能理解的东西,保证沟通的有效性。

比如前面提到的流程规范,以及沟通语境,我们可以通过各种例会、聚会、新员工培训等形式,完成沟通模式的建立。统一收集整理关键信息和要点,进行讲解学习。平时通过组织聚会、岗位协助的方式加强团队交流,熟悉彼此工作语境和表达方式。
三、意识转换
最后,意识转换也很关键。 
作为活动组织工作参与者,首先必须转换单打独斗的思维模式、行为模式,不能让所有的人都围着你的想法转,而是让各级管理者,都能根据活动的要求担负起责任,清晰的知道自己该向谁负责、向什么负责。

2020-05-11

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